Gtc 185

INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene como propósito aplicar la norma 185 para la gestión de documentos formales en nuestra compañía, en esta se establecen los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales, basados en normas ICONTEC; la cual contiene diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas en Trabajando Juntos SAS optimizando así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en las áreas de trabajo.Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite en la compañía, de una manera organizada y completa.

JUSTIFICACIÓN

Es importante tener una buena presentación de documentos para llevar un orden y evitar malos entendidos en la comunicación, ademas es nuestra prioridad generar una buena impresión demostrando a través del desarrollo de estos documentos formalmente el interés y el compromiso que tenemos de llevar a cabo procesos ordenados que generen resultados óptimos, para nuestra organización.

CARTAS

El objetivo de este documento es informar y persuadir al destinatario.


Este documento será elaborado teniendo en cuenta las normas ICONTEC y GTC 185 y basarnos en las normas de nuestra compañía.Los parámetros son:


*Según las normas estandarizadas las márgenes para este documento siempre deben ir iguales: superior 4 cm izquierdo 4 cm derecho 3 cm e inferior 3 cm


*Siempre debe ir con el logo o membrete de la empresa


*Usar la información de manera respetuosa


*Distribuir el texto según las normas estandarizadas en hoja tamaño carta.


*Debe usarse única y exclusivamente para manejo de la organización.


*No se debe utilizar para bienes personales

MEMORANDOS

*El objeto de este comunicado es transmitir información a las diferentes dependencias y áreas locales dependiendo las líneas de jerarquización de la organización.


*Se deben redactar en forma clara breve, sencilla, directa y de modo impersonal.


*Se debe tratar un solo tema por memorando


*Se utiliza para informar un hecho brevemente , aclarar alguna situación, dar respuesta a alguna comunicación recibida,, hacer llamados de atención entre otros.


*En este caso no es necesario poner el Logo de la empresa pero si su nombre como encabezado.

CIRCULARES

El objetivo principal de las circulares es dar a conocer información general, son de carácter interno se utilizan para informar norma, lineamientos, políticas. Las circulares externas informan nuevos productos servicios y reglas de negocios.


*Las circulares tratan un solo tema


*Se emplean con respeto y cortesía


*Por lo regular las circulares se dirigen a un grupo determinado de personas.


*Las cartas circulares son personales.

ACTAS

Expresan lo tratado en una reunión o en una situación determinada las actas deben llevar los nombres de todas las personas que participan en la reunión o junta.


*se debe aclarar si es ordinaria o extraordinaria la reunión o junta.


*se redactan en forma pasada excepto las actas de descargo.


*Cuando se efectúan votaciones se hace conteo y se deja registrado todo lo sucedido.


*Se utilizan como registro de todo lo acontecido o acordado en la reunión o acontecimiento.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Es de carácter probatorio y puede ser público o privado y asegura la legalidad de un hecho o acto puede ir acompañado de una serie de formalidades tales como juramentos ceremonias judiciales.


*Se utilizan bastante los certificados como: registros civiles resultados académicos, resultados médicos, documentos de identificación y paz y salvos.


*Las constancias son de carácter probatorio se pueden utilizar de forma personal.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compañía.

MENSAJES ELECTRÓNICOS

Es un sistema que permite intercambiar información con otros usuarios a través de la internet.


Los correos electrónicos de Trabajando Juntos SAS deben ser enviados de acuerdo a las normas establecidas de la norma GTC185, dado el caso en el que los demás documentos no puedan ser entregados por otro medio y así se requiera.


*Es recomiendado que el saludo sea "Cordial saludo" y que las mayúsculas sean utilizadas solo para nombres o palabras que lo requieran.

SOBRES COMERCIALES

Tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos para su entrega o su envío



Características según nuestra organización:


El sobre debe ser grande, preferiblemente de manila. los datos del destinatario deben estar en mayuscula en letra clara y legible.


La información contenida en el sobre, debe estar en el sentido horizontal del mismo


El tamaño de la letra debe ser apropiado, para escribir la información completa y sin que ocupe todo el espacio del sobre.

TARJETAS PROTOCOLARIAS

Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones publicas y de negocios. La redacción y presentación depende de lo que se pretende.


Estas tarjetas se utilizaran en caso de:


Presentación: Facilitan a quien las recibe el contactar al servidor requerido.


en ella es importante incluir distintivos (logotipo) de la organización e información veraz del colaborador que va a usar la tarjeta.


Para su elaboración, en el papel se usaran, los colores azul y blanco, en tono claro, con el logotipo alineado a la derecha y la respectiva información de la organización.


Invitación: En ella es importante incluir los datos como día, hora fecha dirección y el nombre de quien invita.


Para su elaboración se usara, papel de colores pastel, en donde se pueda ver con claridad la información; y su tamaño sera ejecutivo ( 18,41 cm x 26,67).


Agradecimiento y Felicitación: expresan gratitud. para su elaboración es importante mencionar el motivo del agradecimiento, nombres y apellidos de quien envía así como de quien recibe los agradecimientos, y ciudad o municipio y fecha.





Estas serán elaboradas en hoja kimberly tamaño estamento (13,97 cm x 21,59 cm), y se entregaran en sobres recatadamente decorados con los colores blanco y azul, sin olvidar la formalidad pero siendo creativos.